Emissão de NFS-e: a nota fiscal da locação sem redigitar nada no site da prefeitura

Fechou a locação, entregou o equipamento, recebeu o pagamento — agora falta a nota. E aí começa a parte que ninguém gosta: abrir o site da prefeitura, fazer login com certificado, redigitar o nome do cliente, o CPF, o endereço, o valor, escrever a discriminação do serviço à mão. Dez minutos por nota, quando o site não cai. E cada campo redigitado é uma chance de erro — CPF trocado, valor errado, competência do mês passado. Nota errada se cancela, e cancelamento de nota é retrabalho com hora marcada.

O módulo fiscal do LocaFacil acaba com essa redigitação: a NFS-e é emitida a partir da própria locação, com os dados que já estão no sistema — cliente, valores, período, itens locados. Na MegaFest Locações, a nota fiscal da locação MF-00036 foi emitida em três cliques e autorizada pela prefeitura de São Paulo poucos minutos depois, com número oficial e código de verificação. Sem abrir o site da prefeitura, sem digitar nada duas vezes.

Configura uma vez, emite sempre

Antes da primeira nota, o sistema precisa conhecer os dados fiscais da sua empresa. É uma configuração única, feita em Configurações → Empresa Fiscal: CNPJ, regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real), inscrição municipal, código do município e o código de serviço que sua empresa usa na prefeitura. Depois, o upload do certificado digital A1 (.pfx ou .p12) — o mesmo que seu contador usa — e a ativação da emissão. Pronto: o painel mostra "Módulo fiscal ativo" e todas as notas a partir dali saem com um clique.

Da locação à nota: o assistente de emissão

Com a configuração pronta, emitir é seguir um assistente de três passos. O primeiro é escolher quais locações viram nota: o sistema lista tudo que está ativo ou concluído e ainda não foi faturado, com busca por número e filtro por cliente. Você marca uma ou várias — inclusive de clientes diferentes.

• Passo 1 — Selecionar: escolha as locações que entram na nota. O sistema só mostra o que está ativo ou concluído e ainda não faturado.
• Passo 2 — Agrupar: decida se cada locação vira uma nota individual ou se as locações do mesmo cliente são agrupadas numa nota só. Defina também a competência (mês/ano).
• Passo 3 — Revisar e emitir: confira empresa emitente, valor total e a lista final de notas que serão criadas. Um clique em "Emitir" e o sistema cuida do resto.

O que acontece quando você clica em Emitir

A nota não nasce autorizada — ela nasce "Processando". Por trás, o LocaFacil monta o documento fiscal, assina com seu certificado digital e envia para a prefeitura pelo provedor fiscal integrado. A prefeitura processa, autoriza e devolve número oficial e código de verificação. Tudo isso acontece sozinho, em segundo plano: você pode fechar a tela e continuar trabalhando. Quando a prefeitura responde, o status muda para "Emitida" — na MegaFest, a autorização da prefeitura de São Paulo levou cerca de quatro minutos.

Com a nota autorizada, o PDF oficial da prefeitura (DANFSE) e o XML ficam disponíveis direto na lista — prontos para mandar ao cliente por WhatsApp ou e-mail, e para o seu contador baixar no fechamento do mês. É o documento oficial, com brasão da prefeitura, número da nota, código de verificação e a discriminação dos itens locados.

Várias locações do mesmo cliente? Uma nota só

Quem atende empresas — buffets, construtoras, produtoras de eventos — fatura várias locações por mês para o mesmo CNPJ. O modo de agrupamento resolve: em vez de cinco notas de R$ 800, o cliente recebe uma nota de R$ 4.000 com as cinco locações discriminadas. Menos notas para gerenciar, menos papelada para o cliente, e a discriminação de cada locação continua aparecendo no corpo da nota.

E se precisar cancelar?

Cancelamento acontece — cliente desistiu, valor saiu errado, nota duplicada. No LocaFacil, o cancelamento é feito na própria lista de notas: você informa o motivo (a prefeitura exige justificativa por escrito), confirma, e o sistema solicita o cancelamento direto na prefeitura. O status muda para "Cancelada" e o motivo fica registrado no histórico da nota para sempre.

Onde está dentro do sistema

O módulo fiscal fica no menu Fiscal, com o Dashboard (visão geral de notas emitidas, processando e com erro, além da validade do certificado) e a lista de NFS-e, onde tudo acontece: emitir, acompanhar, baixar PDF/XML e cancelar. A configuração inicial fica em Configurações → Empresa Fiscal. O módulo fiscal é opcional e ativado por empresa — se ele ainda não aparece no seu menu, fale com nosso suporte para habilitar no seu plano.