Estoque virtual: por que locadoras sérias não controlam mais por planilha
Vender duas vezes o mesmo equipamento é o pior pesadelo de qualquer locador. O estoque virtual em tempo real do LocaFacil acaba com o overbooking de vez.
A pior ligação que um locador recebe é essa: "cadê o equipamento que reservei?". Quando isso acontece, geralmente é porque a planilha não foi atualizada, ou porque duas pessoas venderam o mesmo item para datas que se sobrepõem. O cliente fica sem o equipamento, a locadora paga frete urgente para improvisar e a credibilidade some.
O conceito de "estoque virtual" resolve isso na raiz. Em vez de o sistema só saber "quantos itens você tem", ele sabe "quantos itens você TEM E quantos estão livres NESTE período". Cada locação criada bloqueia os equipamentos para aquelas datas — e o próximo orçamento já vê se aquele item está disponível ou não.
Na MegaFest, o Aparador em MDF 1.80m tem 12 unidades cadastradas. Abrindo o calendário do produto (botão "Calendário de disponibilidade" na lista de produtos), você vê dia a dia quantas unidades estão livres. Verde = disponível, amarelo = baixa disponibilidade, vermelho = indisponível. É uma fotografia do estoque virtual nos próximos 30 dias.
O que o sistema controla automaticamente
- Quantidade total cadastrada de cada equipamento (ex: 50 cadeiras Tiffany).
- Quantidade reservada para cada período (locações ativas, orçamentos aprovados, contratos recorrentes).
- Quantidade disponível para novas locações entre datas específicas.
- Componentes de kits: se você loca um conjunto de mesa + 4 cadeiras, o sistema baixa cada componente do estoque.
- Itens em manutenção: equipamentos quebrados saem do estoque virtual até voltar para operação.
O bug que ninguém quer ter
A MegaFest Locações tem 39 equipamentos cadastrados, vários com múltiplas unidades. Sem o estoque virtual, controlar manualmente "tenho 50 cadeiras, mas 30 estão no evento da Fernanda no dia 12, 20 vão para o casamento da Isabela no dia 15, posso aceitar o pedido da Casa de Festas Celebrar para o dia 14?" vira um quebra-cabeça que humano nenhum acerta 100% das vezes.
E o estoque físico?
O estoque físico (o que efetivamente saiu e voltou) é controlado pelos romaneios de entrega e devolução. Quando o item é entregue, ele vira "fora da empresa". Quando volta, passa pela tela de Recebimento, onde a equipe confere as condições e marca de volta como disponível. O virtual e o físico conversam — mas é o virtual que evita você fechar negócios impossíveis.
